仕事の作業時間を半分に！効率よく働くための時短術

効率よく仕事をする方法とは？無駄を省いて成果を上げるコツ

効率よく仕事をする方法とは？無駄を省いて成果を上げるコツ

仕事を効率よく進めることは、業務の負担を減らし、成果を最大化するために欠かせません。しかし、日々の業務の中で「なかなか仕事が進まない」「時間が足りない」と感じることはないでしょうか？今回は、効率よく仕事を進めるための具体的な方法について解説します。

仕事を効率化する目的を明確にする

仕事を効率化したいと考えるのは、働いている人なら誰しもが思うことだと思います。効率化や生産性を上げることで、以下の2つの結果が考えられます。

作業効率を倍増し、成果を最大化する
業務時間を短縮し、ワークライフバランスを向上させる

目に見える成果を上げ、会社に貢献したい場合は前者、自分のタスクを早めに終わらせ、残業を減らしたい場合は後者になります。今の私は後者を目指して働いています。

どちらも会社に貢献できますし、スキルも向上していくでしょう。私自身、定時に帰りたいですし、休日出勤も避けたい。また、有給休暇も計画的に取得したいと考えています。過去には多忙すぎてメンタルを壊しかけたことがあり、それ以来、働き方を見直しました。

役割と業務内容を整理し、生産性を向上させる

私は現在プロジェクトリーダーとして、以下の業務を担当しています。

タスク管理：プロジェクトにおけるチームのタスク検討、管理
お客様との会議：進捗会議、各種会議
資料作成：資料作成、資料確認

それぞれの業務を効率よくこなすために、以下の施策を実践しています。

タスク管理を徹底し、スムーズな進行を実現

タスク管理ツールで明示化することで、指示を出さなくても各自が自律的に動けるようにしています。また、タスクごとに期限を設定し、進捗を自動で管理できるようにしています。可視化できれば、メンバーが同じ認識のもと作業を進められるので、齟齬による手戻りがほぼなくなります。その際タスクはなるべく細分化しましょう。大まかに分けるとタスク一つの作業時間がその分長くなりますので、状況が見えづらくなります。

会議を短縮し、意思決定を迅速化する

会議は「情報共有」または「意思決定」のために開催されます。特に意思決定のための会議では、次回に持ち越さず、その場で結論を出すことを徹底しました。議論が進まない場合は仮決定し、議事録に残して関係者に共有します。このルールを適用することで、会議の生産性が向上しました。

資料作成をAI活用で劇的に時短

資料作成はほぼAIに任せています。作成したい資料の概要を伝え、AIにドラフトを作成させ、あとは微調整するだけです。また、部下が作成した資料の確認もAIに添削させ、最終チェックだけを行うようにしました。誤字脱字のチェックをする手間が省け、作業時間を大幅に削減できています。この作業が一番短縮できました

部下に任せる範囲とタイミングを見極める

基本は部下に任せ、途中で口出すことはしません。ただし、進捗が遅れている、本人が何をして良いか分からない場合は、手伝ったりします。資料作成の場合は一緒に概要、ゴールを設定し、あとは一気にAIに作成させ、完了します。これを書くと非難されるかもしれませんが、部下の育成よりもどちらかと言うと仕事の効率化の方が大事です。ただし、タスク管理ツールやAIでの資料作成は、ノウハウとして部下にも継承していますので、手伝うことで成長の機会を失うことはないと思っています。

完璧主義を捨てて80点の仕上がりを目指す

完璧を目指すのではなく、80点で仕上げることを意識しています。人はそれぞれ価値観が異なるため、100点を目指しても必ずしも相手の期待に合致するとは限りません。それならば、短時間で70〜80点のアウトプットを作成し、素早く相手にボールを渡す方が生産的です

仕事の効率化で生まれた時間をプライベートに活用

効率化を意識し、残業を減らし、有給休暇を定期的に取得することで、プライベートの自由な時間を確保できます。私はその時間をこのブログに全力投球しています。なかなかアクセス数が伸びず挫折しそうになることもありますが、Googleの検索順位が少しでも上がるよう、試行錯誤しながら改善を続けています。それが意外と楽しいのです。

また、ブログの時間を作るためには、家事も効率的にこなす必要があります。仕事が終わると妻と電話で夕食を相談し、買い物や料理の役割分担を決めます。19時ごろには夕食を作り終え、食事をしながらブログを書き、塾への迎えもこなすなど、ルーティンを確立しています。これもブログの目標があるからこそ、継続できているのだと思います。