仕事の効率化で人生を充実！短時間で圧倒的な成果を出す考え方とは？

仕事を楽しめないと、人生は充実しない

仕事を楽しめないと、人生は充実しない

生活を充実させるためには、1日の大部分を占める仕事が楽しくないと成立しません。しかし、現代において仕事が楽しい、充実していると感じる人は少ないように思います。実際、私も以前はそうでした。

仕事を楽しめないと、毎朝出社が憂鬱になり、出社してもモチベーションが低いため、社内にいる10時間ほど、嫌な感情で過ごしてしまいます。その結果、生産性も下がり続け、タスクも溜まっていき、評価も下げるという負のスパイラルになってしまいます。

残業に追われていた過去を見直した結果

以前の私は、仕事が忙しく、毎日残業に追われる日々を送っていました。業務が多すぎるせいでミスも増え、モチベーションもメンタルも低下。さらに、プライベートの時間も取れず、息抜きができないため、負のスパイラルに陥っていました。

このままではいけないと考え、数年かけて仕事内容を見直しました。結果として、残業をやめることができました。その影響で収入は減り、家族の生活にも少し影響が出ましたが、心身の充実度は格段に上がりました。そして、副業で不足分を補えばいいという前向きな気持ちになり、理想に近い日々を送れるようになりました。

仕事を早く終わらせるために必要なこと

仕事を効率的にこなすには、何よりもモチベーションが重要です。モチベーションがなければ、改善の意欲も湧かず、そもそも「仕事なんてどうでもいい」という気持ちになってしまいます。かつての私も、仕事に対してそんなネガティブな気持ちを抱いていました。

しかし、会社のためではなく、自分の人生をよくするために働くと考えれば、仕事の見直しに取り組みやすくなります。最初の一歩を踏み出すことが大切です。

実践している改善策

仕事の成果に応じた品質調整
仕事の内容に応じて、成果の品質や精度を変えるようにしましょう。例えば、金額など間違ってはいけない資料は100％の精度を求める一方、社内資料や社外への提案・説明資料は80％の完成度でOKです。こういった資料はAIに指示して作成させるのも有効です。
他人をうまく活用する
簡単にいうと、人のスキルを活用することです。例えば、初めて使う機能は基本を教えてもらい、応用は自分で調べる。課題が発生した際は、過去に同様の事例がなかったかを聴き、対応に活かせないか確認します。
新しいことは、自分で考えるか、ネットで調べるか、他人に聞くかの選択肢になりますが、最短な方法を取ることが大切です。今回で言うと、他人に聞いた方が早いと思えば、仕事を邪魔しない程度に概要を教えてもらい、あとは自分で考えたり調べたりすれば時短できます。仕事は、都度発生する物事に対して最適な判断をしていくことになるので、その判断力を鍛えることが重要です。
普段から考える癖をつける
人は深く考えることを避けがちですが、それは脳が面倒に感じるからです。読書を習慣化すると、思考力を鍛えるのに役立ちます。背景や考察を意識することで、読書が楽しくなり、記憶にも残りやすくなります。
また、考える癖をつけていないと、仕事の進め方の検討や課題に直面した際、思考がフリーズしたり、悩み続けたり、考えることを諦めるなど、無駄な時間を過ごしてしまいます。仕事において、定例業務以外は考える時間が大部分を占めるので、その時間を短縮するためにも、普段から考える癖を身につけましょう。
仕事で使うツールを浅く学ぶ
仕事で使うツールの基本機能は一通り勉強しておきましょう。深く学ぶ必要はなく、例えばExcelなら関数、グラフ、マクロ、表の使い方などを把握しておくだけでも、業務の効率が飛躍的に向上します。
仕事の流れをルーティン化する
仕事の内容に応じて、作業の順番をルーティン化しましょう。
- 会議の開催時は、参加者、時間、案内方法などを固定化する。
- 課題が発生した際は、事象の把握、影響範囲の確認、関係者への連絡手段を決めておく。
サボる楽しさを知る
仕事量は同じでも、早く終わらせることで自分の時間を確保しましょう。これを実践できるようになると、心の余裕が生まれ、モチベーションも向上します。また、きちんと仕事をこなしていることで発言力も高まり、職場の業務改善に貢献できるようになります。その結果、組織全体が活性化されるメリットもあります。