説明が下手でも大丈夫！すぐに改善できるポイントとは？

説明が苦手でも大丈夫！打ち合わせをスムーズに進めるコツ

説明が苦手でも大丈夫！打ち合わせをスムーズに進めるコツ

お客様との打ち合わせで「説明がうまく伝わらない…」と悩んでいませんか？特に、自分が話の主導権を握る場面では、「ちゃんと説明できるかな？」と不安になることもありますよね。

私自身、以前は説明が苦手で、お客様の反応が薄かったり、話が伝わっていないと感じることが何度もありました。焦れば焦るほど緊張が増し、ますます説明がうまくできなくなる…そんな負のスパイラルに陥ったこともあります。

しかし、いくつかのポイントを意識することで、説明の仕方を改善し、打ち合わせをスムーズに進められるようになりました。ここでは、私が実践して効果を感じた「説明力をアップさせるコツ」をご紹介します！

説明が下手な人の特徴とは？伝わらない原因をチェック！

「一生懸命説明しているのに、なぜか伝わらない…」と悩んでいませんか？説明が下手だと、お客様に誤解を与えたり、信頼を失う原因になってしまいます。ここでは、説明がうまくいかない人に共通する特徴を紹介します。

資料が要点を押さえていない

説明時に最も注目されるのは資料です。もし、要点が整理されていない資料を使うと、「結局、何を伝えたいの？」と思われ、興味を失われてしまいます。資料の精度が低いと、話の流れも悪くなり、打ち合わせ全体に悪影響を与えることも。

説明の順序が悪く、話が分かりにくい

説明は「先に結論を伝える」「順序立てて話す」などの基本があります。しかし、説明が下手な人は、余計な情報を入れすぎたり、大事なポイントを飛ばしたりしがちです。

特に 「関係のない話が多すぎる」 のは要注意！お客様は限られた時間の中で、できるだけ効率よく情報を得たいと考えています。無駄な話が続くと、集中力が切れ、説明の8割は失敗してしまうことも…。

一方で、「大事なポイントを伝えない」 というミスもあります。ただし、お客様が質問してくれる場合もあるので、そのチャンスは逃さないようにしましょう。

質問に対して適切に返答できない

説明後の質問対応も、お客様の信頼を得る重要なポイントです。もし、質問にうまく答えられないと、「この人、本当に分かっているのかな？」と不安を与えてしまいます。

もちろん、会社や組織としての判断が必要な場合は「一旦持ち帰る」対応が必要ですが、個人で判断できる内容はできる限りその場で答えましょう。
私がよく使う言葉の一例ですが、「一旦持ち帰りますが、個人的には◯◯と考えています」と自分の見解を伝えるようにしています。そうすることでお客さんの信頼を得る可能性が高くなります。

「分かりにくい…」を防ぐ！伝わる資料作成のポイント

説明が苦手な人ほど、資料作成の重要性を見落としがちです。しかし、「伝わる資料」 を作るだけで、説明のしやすさが格段にアップし、自信を持って話せるようになります。では、どのように作成すればよいのでしょうか？

1スライド1メッセージを意識する

情報を詰め込みすぎると、結局何を伝えたいのかがぼやけてしまいます。特に、お客様は限られた時間の中で必要な情報を得たいと考えているため、1スライド1メッセージ を意識しましょう。

✅ 改善ポイント

1枚のスライドには1つの要点だけを載せる
結論 → 理由 → 詳細の流れで整理する
長い文章は避け、シンプルな箇条書きを活用する

視線の流れを意識してレイアウトを工夫する

資料を見るとき、視線の流れは「左上 → 右下」へと移動します。視線の動きを意識し、重要な情報を目立たせる工夫が必要です。

✅ 効果的なレイアウトのコツ

タイトルを目立たせる（フォントサイズを大きくする）
強調したいポイントは太字や色を使って区別する
画像や図表を活用し、直感的に理解できるようにする

説明しやすい資料＝質問に強い資料

わかりやすい資料は、説明をスムーズにするだけでなく、お客様からの質問にも自信を持って対応できるようになります。逆に、資料が整理されていないと、説明が途中で詰まったり、質問に答えられなくなるリスクが高まります。

✅ 質問に強い資料を作るコツ

想定される質問をリスト化し、事前に回答を準備する
重要なデータや根拠を明記し、説得力を高める
「補足説明しやすい余白」を残しておく

伝わる資料を作るだけで、説明のしやすさは大きく変わります。 しっかりと要点を押さえた資料を準備し、自信を持って説明に臨みましょう！

説明がズレても大丈夫！伝わる話し方に修正するコツ

「話がうまく伝わらなかった…」「お客様が求めていた情報とズレていた…」そんな経験はありませんか？説明が苦手な人ほど、要点のズレを恐れてしまい、さらに緊張してしまう ことが多いものです。

しかし、大切なのは 「完璧に話すこと」ではなく、「ズレた時にどう修正するか」 です。要点がズレても慌てず、次回に活かせば問題ありません。

ズレに気づいたらすぐに軌道修正する

話がズレたと感じたら、そのまま進めずに軌道修正しましょう。お客様の表情やリアクションを見ながら、適切なタイミングで修正するのがポイントです。

✅ 軌道修正のコツ

「補足します」 と一言添えて、改めて説明する
「結論から言うと…」 と要点を整理し直す
お客様の意図を確認しながら、相手が求めている情報にフォーカスする

フィードバックを活用して次回に活かす

説明がズレてしまったときは、後日フォローすることで信頼関係を強化できます。お客様が本当に知りたかったことを確認し、次回の説明に反映しましょう。

✅ 改善のためのアクション

次回の打ち合わせ前に、フィードバックを活かした資料を準備する
お客様に「不足していた点はありましたか？」と質問する
打ち合わせの振り返りを行い、要点の整理を習慣化する

説明のズレは、成長のチャンスでもあります。 大切なのは「失敗しないこと」ではなく、「ズレたときにどう対応するか」。少しずつ改善していくことで、伝わる説明ができるようになります！

顧客の納得度がアップ！質問への答え方とディスカッションの活用法

打ち合わせ後の質問対応も、緊張や不安を感じるポイントの一つです。すぐに答えが出てこない場合は、軽いディスカッションを交えながら回答を導く方法が有効です。

例えば、費用に関する質問があった場合、「この費用は高いですね、なぜですか？」と尋ねられることがあります。そんな時、一言で片付けるのではなく、具体的に作業内容や時間がかかる部分を説明しましょう。「この作業には〇時間かかるため、費用が高くなりますが、ここを省いた場合どうなるか、一緒に検討しませんか？」と提案することで、お客様と協力して最適な解決策を見つけることができます。

一言で済ませてしまうと、お客様との信頼関係を築くのが難しくなります。歩み寄る姿勢を持ちながら話を進めることで、より実りある打ち合わせとなります。

トラブル回避に役立つ！『一旦持ち帰ります』の上手な使い方

「一旦持ち帰ります」という言葉は、会議中に自分を楽にする便利なフレーズです。しかし、使うタイミングや判断が難しい場面も多くあります。頻繁にこの言葉を使いすぎると、お客様が時間を割いて開いた会議の意味が薄れてしまうため、注意が必要です。

一方で、すべてをその場で独断で回答してしまうと、後で内容に問題が発生し、自社に迷惑をかけるリスクも生じます。私自身、メンタルが低下している時の会議では、ほとんど独断で回答してしまっていました。その理由は、持ち帰って社内で相談し、後から回答する手間を避けたいと考えたからです。時には、「もし間違えたら後で謝ればいい」という、無責任な考えで対応してしまうこともありました。

もちろん、仕事に責任を持つという意味では、自分の判断で即答することも時には大切です。私が現在の基準としているのは、もし回答が誤っていても、自分やチームでフォローできる範囲であればその場で回答する。それが難しい場合には、「一旦持ち帰る」という選択をするようにしています。これにより、会議の質を保ちながら適切なタイミングで対応ができるようになりました。

まとめ：お客様と一緒に最適な解決策を見つける姿勢

お客様との打ち合わせは、緊張や不安がつきものです。しかし、資料作成時に要点をしっかり整理し、準備することで、説明をスムーズに進めることができます。また、説明がうまく伝わらなかった場合でも、フィードバックを積極的に求め、それを次回に活かすことで、説明の精度を高めていけます。

質問対応では、一言で片付けるのではなく、ディスカッションを通じてお客様と一緒に最適な解決策を見つける姿勢が大切です。また、「一旦持ち帰ります」の使い方にも注意が必要です。フォロー可能な範囲での即答と、慎重な判断を適切に使い分けることで、信頼関係を深めつつ、打ち合わせや会議の質を高めることができます。

打ち合わせや会議は、経験を積むことで自信がつき、より効果的に進められるようになります。失敗を恐れず、次に活かすことを意識して一緒に成長していきましょう。